Prepojenie e-shopu a účtovníctva so skladom — údaje zadáte raz

Prepojenie e-shopu a účtovníctva so skladom znamená, že údaj zadáte raz a ďalej sa už neprepisuje. Objednávka z e-shopu sa sama dostane do skladu aj do fakturácie a účtovníctvo vidí to isté, čo obchod. Programy, ktoré fungujú, pritom meniť nemusíte — stačí ich spojiť.

Ak predávate cez e-shop, telefonicky aj e-mailom, poznáte to: ten istý údaj prepisuje viac ľudí do viacerých programov. V tomto článku bez technických výrazov vysvetľujeme, čo prepojenie znamená, čo si pred ním zmapovať a čo pokojne môže ostať ručne.

Ako spoznáte, že vám chýba prepojenie systémov?

Bez prepojenia sa firma spolieha na ľudí, ktorí údaje prenášajú z jedného miesta na druhé. Kým je objednávok málo, dá sa to zvládnuť. S rastom sa z toho stáva každodenná brzda. Typické príznaky:

• Objednávky sa prepisujú. Objednávka príde z e-shopu, e-mailom alebo telefonicky a niekto ju ručne zadá do fakturácie a potom ešte do skladu.
• Faktúry sa párujú ručne. Niekto porovnáva platby na výpise s vystavenými faktúrami a faktúry od dodávateľov s objednávkami a dodacími listami.
• Sklad nesedí. E-shop ponúka tovar, ktorý už nie je na sklade, a zistí sa to až pri balení — alebo keď volá nespokojný zákazník.
• Päť verzií tej istej tabuľky. Cenník alebo prehľad objednávok má každý vo vlastnom súbore a nikto nevie, ktorý je aktuálny.
• Prehľad sa skladá ručne. Na konci týždňa niekto kopíruje údaje z e-shopu, účtovníctva a skladu do jednej tabuľky pre vedenie.

Každé prepísanie stojí čas a prináša riziko chyby. Preklep v množstve alebo cene sa často ukáže až vtedy, keď sa zákazník sťažuje alebo keď nesedí inventúra.

Čo vlastne znamená prepojenie e-shopu a účtovníctva?

Jednoducho povedané: údaj sa zadá raz, tam, kde vzniká, a odtiaľ sa sám dostane ku každému, kto ho potrebuje. Takto vyzerá cesta jednej objednávky v prepojenej firme:

1. Zákazník odošle objednávku na e-shope.
2. Objednávka sa objaví tam, kde ju spracúvate, a tovar sa na sklade rezervuje.
3. Po odoslaní tovaru sa vystaví faktúra a zapíše sa do účtovníctva.
4. Keď príde platba, priradí sa k správnej faktúre.
5. Stav skladu na e-shope zodpovedá tomu, čo naozaj máte.
6. Týždenný prehľad pre vedenie vzniká z tých istých údajov — bez skladania tabuliek.

Nikto nič neprepisuje. Ak sa niečo zmení — napríklad zákazník objednávku zruší — zmena sa prejaví všade. Ľudia sa venujú zákazníkom a výnimkám, nie kopírovaniu. Práve v tom je podstata automatizácie procesov vo firme.

Objednávky, ktoré prídu e-mailom alebo telefonicky, sa zadajú raz, na jedno miesto, a ďalej idú rovnakou cestou. Ak chodia ako e-maily alebo priložené doklady, môže ich prečítať umelá inteligencia a zapísať údaje tam, kde ich treba. AI sa však môže pomýliť, preto dôležité údaje skontroluje človek. Viac o tom nájdete na stránke AI integrácia pre firmy.

Čo si zmapovať pred začiatkom?

Najdôležitejšia práca sa robí ešte pred stavbou. Pri každom údaji, ktorý sa dnes prepisuje, si odpovedzte na tri otázky: o aký údaj ide, kde vzniká a kto ho potrebuje. Pomôže vám jednoduchá tabuľka:

Pri každom údaji určte jedno miesto, kde je „hlavný“. Napríklad platí cena v cenníku, nie tá, ktorú má obchodník vo svojej tabuľke. Ostatné miesta ju len preberajú. Tak sa nestane, že by e-shop a faktúra ukazovali inú cenu.

Okrem tabuľky si pripravte aj toto:

• Zoznam programov a tabuliek, ktoré dnes používate, a kto s nimi pracuje.
• Kto čo prepisuje, odkiaľ kam a ako často.
• Výnimky — vratky, čiastočné dodávky, zľavy pre stálych zákazníkov.
• Čo vás dnes stojí najviac času alebo spôsobuje najviac chýb.
• Ktoré programy chcete ponechať a ktoré by ste radi nahradili.

Čo môže pokojne ostať ručne?

Nie všetko treba automatizovať. Pravidlo je jednoduché: automatizujte to, čo sa opakuje často a zakaždým rovnako. To, čo je zakaždým iné alebo kde záleží na úsudku, nechajte ľuďom — systém im len pripraví podklady.

Ručne môžu pokojne ostať:

• Rozhodnutia, ktoré potrebujú úsudok — napríklad individuálna zľava pre dôležitého zákazníka.
• Zriedkavé výnimky, ako reklamácia, ktorá si vyžaduje osobitné riešenie.
• Schválenie väčšej platby dodávateľovi skôr, než peniaze odídu.
• Kontrola údajov, ktoré z dokladov prečítala umelá inteligencia.
• Veci, ktoré robíte len občas a ktorých automatizácia by stála viac, než ušetrí.

Cieľom nie je vyradiť ľudí, ale zbaviť ich prepisovania. Na rozhodnutia potom majú viac času aj lepšie podklady.

Ako to vyzerá v praxi?

Princíp „zadať raz“ je dobre vidieť na našom projekte Zeleto. Je to nákupný systém pre reštaurácie. Porovná ceny dodávateľov, rozdelí každú objednávku medzi nich a ukáže, koľko sa ušetrilo. V tom istom systéme sú aj receptúry a náklad na každú porciu. Funguje na webe aj ako aplikácia pre iPhone a Android.

Objednávku teda netreba ručne rozpisovať pre každého dodávateľa zvlášť — systém ju rozdelí sám. Ceny dodávateľov, objednávky a receptúry nie sú roztrúsené v samostatných tabuľkách, ale v jednom systéme. Ďalšie ukážky našej práce nájdete medzi našimi projektmi.

Ako začať s prepojením systémov?

Najlepšie je začať jedným prepojením, ktoré vás bolí najviac, a nie všetkým naraz. Pri prepojení e-shopu a účtovníctva býva dobrým prvým krokom napríklad cesta objednávky z e-shopu do fakturácie.

1. Vyberte jedno prepisovanie, ktoré stojí najviac času alebo spôsobuje najviac chýb.
2. Zmapujte k nemu údaje podľa tabuľky vyššie.
3. Nechajte si ukázať návrh, ako bude prepojenie fungovať, skôr než sa začne stavať.
4. Spustite ho najprv v menšom rozsahu, napríklad pre jeden predajný kanál, a skontrolujte výsledky.
5. Až keď funguje, pridajte ďalšie prepojenie.

Ak zvažujete, či vám stačí prepojiť existujúce programy, alebo potrebujete vlastný systém, pomôže vám článok softvér na mieru alebo hotové riešenie.

Časté otázky

Musím kvôli prepojeniu meniť účtovný program alebo e-shop?

Nie nevyhnutne. Ak program dokáže údaje prijímať a odovzdávať, dá sa prepojiť. Či to tak je, sa zistí pri mapovaní a návrhu — ešte predtým, než sa začne stavať.

Ako je to s ochranou údajov o zákazníkoch?

Pri prepojení sa údaje o zákazníkoch presúvajú medzi programami, takže platia rovnaké pravidlá ako inde, vrátane GDPR. Vopred sa dohodnite, ktoré údaje sa kam posielajú a kto k nim má prístup.

Čo keď prepojenie prestane fungovať?

Dobré prepojenie dá vedieť, keď sa niečo nepodarí — napríklad keď objednávka neprejde do fakturácie. Pri výbere dodávateľa sa preto pýtajte aj na to, kto sa o prepojenia postará po spustení.

Ako vám pomôžeme

Prepájame účtovníctvo, sklad, e-shop či CRM tak, aby sa údaje nikde neprepisovali ručne. Na stretnutí zistíme, kde vaša firma stráca čas, a návrh prepojenia vám ukážeme skôr, než sa začne stavať. Viac o tom, ako robíme vývoj softvéru na mieru, nájdete na úvodnej stránke alebo si dohodnite stretnutie.