Softvér na mieru alebo hotové riešenie — čo sa oplatí vašej firme

Hotové riešenie vám stačí, keď robíte bežnú prácu bežným spôsobom — fakturáciu, jednoduchý sklad alebo e-shop so štandardným predajom. Softvér na mieru sa oplatí vtedy, keď sa vaša firma musí prispôsobovať programu, a nie naopak: ľudia prepisujú údaje medzi nástrojmi, ktoré spolu nekomunikujú, a s každým rastom pribudne ďalšia tabuľka. Často je najrozumnejšia cesta niekde medzi — ponechať, čo funguje, a doplniť len to, čo chýba.

Nejde pritom o technológiu, ale o čas a peniaze. Hotový program je na začiatku lacnejší, no niekedy ho platíte každý deň — prácou, ktorú ľudia robia ručne okolo neho. Nižšie nájdete, ako svoju situáciu posúdiť, porovnanie oboch ciest, riziká a kontrolný zoznam na rozhodnutie.

Kedy vám stačí hotové riešenie?

Hotový program je často správna voľba. Máte ho k dispozícii hneď, platíte za jeho používanie a o aktualizácie sa stará jeho výrobca. Ak pokrýva to, čo potrebujete, nemá zmysel stavať nič vlastné.

Hotové riešenie vám pravdepodobne stačí v týchto prípadoch:

• Robíte bežné činnosti rovnako ako iné firmy — fakturáciu, mzdy, dochádzku či predaj cez jednoduchý e-shop.
• Program pokrýva, čo potrebujete, a ľudia si popri ňom nevedú vlastné tabuľky.
• Nepotrebujete ho prepájať s ďalšími nástrojmi alebo sa už prepája s tými, ktoré používate.
• Len začínate novú činnosť a ešte neviete presne, ako bude fungovať.

Posledný bod je dôležitý. Vlastný systém dáva zmysel, keď viete, ako má práca prebiehať. Kým si to len overujete, hotový program vám dá čas a ukáže, čo vlastne potrebujete.

Hovoríme to otvorene, hoci softvér staviame. Platiť za vlastný systém na prácu, ktorú dobre zvládne hotový program, sú vyhodené peniaze.

Kedy sa oplatí softvér na mieru?

Hranice hotového programu spoznáte podľa toho, že sa okolo neho začne hromadiť ručná práca. Typické signály:

• Vaša práca je špecifická. Napríklad zákazky naceňujete podľa zákazníka, množstva a dodávateľa alebo jedna zákazka prechádza cez viac ľudí a každý potrebuje vidieť niečo iné.
• Päť nástrojov, ktoré spolu nekomunikujú. Objednávky chodia e-mailom, faktúry sa robia v jednom programe, sklad sa vedie v tabuľke, zákazky v ďalšej aplikácii a kontakty na zákazníkov v CRM.
• Ľudia prepisujú tie isté údaje. Objednávku z e-mailu niekto zadá do systému, potom do fakturácie a potom ešte do skladu — a pri každom prepísaní môže vzniknúť chyba.
• Firma rastie a program nestačí. Pribúdajú objednávky, ľudia či pobočky a s nimi aj poplatky za ďalších používateľov alebo ďalšie nástroje.
• Čísla pre vedenie sa skladajú ručne. Týždenný prehľad znamená kopírovať údaje z niekoľkých miest do jednej tabuľky.

Ak sa vás týka viac signálov naraz, oplatí sa rátať. Softvér na mieru vtedy nenahrádza len program — odstraňuje prácu, ktorú dnes ľudia robia okolo neho, a s ňou často aj chyby.

Hotový program, alebo vlastný systém — v čom je rozdiel?

Tabuľka nehovorí, čo je lepšie. Hovorí, za čo platíte. Pri hotovom riešení za rýchly štart a za to, že sa prispôsobíte vy. Pri vlastnom systéme za to, že sa prispôsobí on — a že ubudne ručnej práce.

Dá sa ponechať, čo funguje, a len to prepojiť?

Áno, a často je to najrozumnejšia voľba. Nie vždy treba nahradiť všetko.

Účtovný program, na ktorý je zvyknuté vaše účtovníctvo, môže ostať. E-shop, ktorý predáva, tiež. Chýba len to, čo ich spája — alebo jedna časť, ktorú žiadny hotový program nerieši. Napríklad portál, cez ktorý si stáli zákazníci objednávajú, alebo aplikácia pre technikov v teréne.

V takom kombinovanom riešení ponecháte, čo funguje, a postaví sa len prepojenie alebo chýbajúca časť. Objednávka z e-shopu sa potom sama dostane do skladu aj do účtovníctva a nikto ju neprepisuje. Ľudia pracujú v programoch, ktoré poznajú, a nemusia sa učiť všetko odznova.

Ako takéto prepojenie funguje a čo si pred ním zmapovať, rozoberáme v článku o prepojení účtovníctva, skladu a e-shopu.

Aké riziká má vlastný systém a ako ich znížiť?

Vlastný systém má aj riziká a je fér hovoriť o nich vopred. Tieto štyri si zaslúžia pozornosť:

• Postaví sa niečo iné, než ste potrebovali. Pomáha návrh — uvidíte, ako bude systém vyzerať a fungovať, skôr než sa začne stavať.
• Projekt sa natiahne a predraží. Pomáha začať malou časťou a stavať po častiach, aby ste priebežne videli, za čo platíte.
• Ľudia ho nebudú používať. Pomáha zapojiť do návrhu tých, ktorí s ním budú denne pracovať.
• Budete závislí od jedného dodávateľa. Pomáha mať v zmluve jasne zapísané, kto čo vlastní a čo sa deje po spustení.

Začnite malou časťou

Nestavajte hneď celý systém. Vyberte jednu vec, ktorá vás bolí najviac — napríklad ručné prepisovanie objednávok z e-mailov — a začnite ňou. Keď funguje, vidíte prínos v praxi a ďalšiu časť plánujete s lepšími informáciami.

Stavajte po častiach

Výsledok by ste nemali vidieť až na konci. Keď sa stavia po častiach a hotové časti sa priebežne ukazujú, chybný smer odhalíte včas, keď je oprava ešte lacná. Presná cena a čas závisia od rozsahu, a práve preto sa oplatí rozsah na začiatku zúžiť. Od čoho cena závisí, vysvetľujeme v článku koľko stojí vývoj aplikácie.

Ak ešte len vyberáte dodávateľa, pomôže vám zoznam otázok v článku ako vybrať firmu na vývoj softvéru.

Ako sa rozhodnúť? Kontrolný zoznam

Pri každej otázke si odpovedzte áno alebo nie. Čím viac odpovedí áno, tým viac sa oplatí vlastný systém aspoň prepočítať.

1. Prepisujú vaši ľudia tie isté údaje do viacerých programov?
2. Vedú si ľudia popri programe vlastné tabuľky, aby mali prehľad?
3. Máte spôsob práce, ktorý vám dáva náskok, a žiadny hotový program ho nepodporuje?
4. Skladáte týždenný prehľad ručne z niekoľkých miest?
5. Platíte za viac programov, ktoré sa navzájom prekrývajú?
6. Brzdí vás súčasný program, keď pribúdajú objednávky, ľudia alebo pobočky?
7. Vznikajú chyby pri prepisovaní — zlá cena, zlé množstvo, zabudnutá objednávka?
8. Viete opísať, ako má práca prebiehať, a máte človeka, ktorý bude mať projekt na starosti?

Posledná otázka hovorí, či ste pripravení začať. Ak na ňu odpovedáte nie, začnite tým, že si spôsob práce ujasníte — pokojne aj s hotovým programom.

Časté otázky

Je vlastný softvér drahší ako hotový program?

Na začiatku spravidla áno. Pri porovnaní však rátajte aj s časom, ktorý dnes ľudia strávia prepisovaním a obchádzaním programu, a s poplatkami, ktoré platíte opakovane. Presná cena závisí od rozsahu, preto sa začína stretnutím a návrhom.

Dá sa začať hotovým programom a neskôr prejsť na vlastný?

Áno, a často je to rozumné. Keď narazíte na hranice hotového programu, budete presne vedieť, čo potrebujete.

Musíme kvôli novému systému vymeniť všetky programy?

Nie. Účtovníctvo, e-shop či CRM, ktoré fungujú, môžete ponechať a prepojiť. Postaviť treba len to, čo chýba.

Ako vám pomôžeme

Na stretnutí spolu zistíme, kde vaša firma stráca čas a čo má nové riešenie priniesť — niekedy stačí prepojiť programy, ktoré už máte, inokedy sa oplatí vlastný systém. Skôr než sa začne stavať, ukážeme vám návrh a potom staviame po častiach. Viac o tom, ako robíme vývoj softvéru na mieru, nájdete na úvodnej stránke alebo si rovno dohodnite stretnutie.