AI vo firme — 8 úloh, ktoré môže umelá inteligencia prevziať už dnes

AI vo firme dnes zvládne najmä rutinnú prácu: odpovie zákazníkom, prečíta faktúry a objednávky, roztriedi požiadavky a pripraví prehľady, návrhy ponúk či zhrnutia dokumentov. Najlepšie funguje vtedy, keď je napojená na systémy, ktoré už používate, a keď dôležité výstupy skontroluje človek.

Umelá inteligencia vo firme nie je robot ani veľký projekt, ktorý všetko zmení zo dňa na deň. Je to pomocník na konkrétne úlohy, pri ktorých vaši ľudia dnes prepisujú, hľadajú alebo odpovedajú stále na to isté. Nižšie nájdete osem takých úloh a pri každej aj to, čo urobí AI a kde má posledné slovo človek.

Zákazníci a doklady — čo môže AI vo firme prevziať?

Prvá skupina úloh sa týka všetkého, čo do firmy prichádza zvonka — otázok, objednávok, faktúr a požiadaviek.

Odpovede na opakované otázky zákazníkov

Zákazníci sa dookola pýtajú to isté: kedy dorazí objednávka, či máte tovar na sklade, ako postupovať pri reklamácii. Každá odpoveď zaberie kolegovi chvíľu, no spolu je to veľa času.

• Čo urobí AI: odpovie hneď na webe aj v e-maile, cez deň aj v noci, podľa vašich údajov o objednávkach, sklade a cenách.
• Kde rozhoduje človek: s čím si AI neporadí, posunie kolegovi. Sťažnosti a výnimky z pravidiel vybavuje človek.

Ako nastaviť AI chatbot pre firmu tak, aby zákazníkov nehneval, rozoberáme v samostatnom článku.

Čítanie faktúr a dodacích listov

Faktúry od dodávateľov chodia e-mailom, každá vyzerá trochu inak a niekto ich ručne prepisuje do účtovníctva. Pri prepisovaní vznikajú preklepy, ktoré sa potom ťažko hľadajú.

• Čo urobí AI: prečíta faktúru, objednávku či dodací list a údaje zapíše tam, kde ich potrebujete, napríklad do účtovníctva alebo skladu.
• Kde rozhoduje človek: kolega z účtovníctva údaje skontroluje a schváli. Čo nesedí, napríklad iná suma než v objednávke, môže AI označiť na kontrolu.

Aby sa údaje neprepisovali ani medzi ďalšími systémami, pomôže prepojenie účtovníctva, skladu a e-shopu.

Zadávanie objednávok z e-mailov

Objednávky chodia v texte e-mailu, v prílohe aj ako odfotený zoznam. Kolega ich potom zadáva do systému položku po položke.

• Čo urobí AI: v e-maile rozpozná zákazníka, tovar a množstvo a pripraví objednávku v systéme.
• Kde rozhoduje človek: objednávku potvrdí kolega. Neznámy tovar alebo nezvyčajné množstvo nechá AI na človeka.

Triedenie prichádzajúcich požiadaviek

Do spoločnej schránky chodí všetko naraz: dopyty, reklamácie, faktúry aj otázky. Niekto to musí každé ráno roztriediť a rozposlať.

• Čo urobí AI: rozpozná, o akú požiadavku ide, priradí ju správnemu kolegovi a označí, čo je naliehavé.
• Kde rozhoduje človek: pravidlá triedenia určujete vy. Čo AI nevie zaradiť, ostáva na človeku.

Interné úlohy — s čím umelá inteligencia pomôže kolegom a vedeniu?

Druhá skupina úloh sa odohráva vo vnútri firmy. Zákazník ich nevidí, no berú čas ľuďom, ktorí by sa mohli venovať práci, ktorá zarába.

Interný asistent na postupy a cenníky

Nový kolega sa stále pýta: ako vybavíme reklamáciu, aká je cena pri väčšom odbere, kde nájdem zmluvné podmienky. Skúsení ľudia tak odpovedajú namiesto toho, aby robili svoju prácu.

• Čo urobí AI: odpovie z vašich cenníkov, postupov a dokumentov, takže nováčik sa nemusí stále pýtať. Môže uviesť aj dokument, z ktorého odpoveď pochádza.
• Kde rozhoduje človek: vy určujete, ktoré dokumenty asistent pozná, a niekto zodpovedá za to, aby boli aktuálne.

Týždenné prehľady pre vedenie

Každý piatok niekto skladá čísla z účtovníctva, skladu a tabuliek do jedného prehľadu. Zaberie to čas a pri kopírovaní medzi tabuľkami vznikajú chyby.

• Čo urobí AI: zozbiera údaje zo systémov a pripraví prehľad, napríklad predaj, otvorené objednávky a neuhradené faktúry.
• Kde rozhoduje človek: prehľad skontroluje zodpovedný človek. Závery a rozhodnutia ostávajú na vedení.

Návrhy cenových ponúk

Zákazník pošle dopyt a obchodník skladá ponuku z cenníka, podmienok a starších ponúk. V rušný deň sa tak odpoveď zdrží.

• Čo urobí AI: pripraví návrh ponuky podľa aktuálneho cenníka a vašich pravidiel.
• Kde rozhoduje človek: obchodník skontroluje ceny, zľavy a termíny a až potom ponuku odošle. Návrh čaká na jeho schválenie.

Zhrnutia dlhých dokumentov a porád

Zmluvy, podmienky výberových konaní či poznámky z porád sú dlhé a na ich dôkladné čítanie často nie je čas. Dôležité veci sa tak strácajú v texte.

• Čo urobí AI: pripraví stručné zhrnutie a z poznámok z porady vypíše úlohy, zodpovedných ľudí a termíny.
• Kde rozhoduje človek: zhrnutie pomáha zorientovať sa, no nenahrádza prečítanie dôležitých častí. O zmluvách rozhoduje človek, prípadne s právnikom.

Čo by AI vo firme nemala robiť sama?

AI sa môže pomýliť — podobne ako človek, len inak. Preto platí jednoduché pravidlo: čím väčší dosah má výsledok, tým viac patrí do rúk človeka. Tieto veci by AI nemala robiť sama:

• Schvaľovať platby, zľavy či dobropisy.
• Posielať záväzné ponuky, zmluvy alebo termíny.
• Vybavovať vyhrotené sťažnosti a citlivé situácie so zákazníkmi.
• Rozhodovať o ľuďoch, napríklad o prijatí, odmenách či hodnotení zamestnancov.
• Odpovedať bez podkladov. Keď odpoveď nemá, má to povedať a otázku posunúť kolegovi.
• Pracovať s údajmi, ktoré ste jej nepovolili.

A pri všetkom ostatnom platí: čo AI nezvládne, musí mať jasnú cestu ku kolegovi. O tom, s akými údajmi smie pracovať, rozhodujete vy.

Ako spoznať úlohu, ktorú sa oplatí zveriť AI?

Pri AI pre firmy nerozhoduje, čo je technicky zaujímavé, ale čo vás stojí najviac času. Úloha je dobrým kandidátom, ak o nej platí väčšina z týchto bodov:

• Opakuje sa každý deň alebo každý týždeň.
• Ľudia pri nej prepisujú údaje z jedného miesta na druhé.
• Riadi sa jasnými pravidlami, cenníkom alebo postupom.
• Údaje k nej sú v e-mailoch, v systéme alebo v tabuľkách.
• Chybu vie človek pri kontrole rýchlo odhaliť.
• Výsledok nie je konečné rozhodnutie o peniazoch ani o ľuďoch.

Keď takú úlohu máte, ďalší postup nájdete v článku ako zaviesť AI do firmy krok za krokom. Začať jednou úlohou je bezpečnejšie než meniť všetko naraz.

Časté otázky

Nahradí AI mojich zamestnancov?

Cieľom nie je nahradiť ľudí, ale zobrať im rutinu. AI pripraví podklady a vybaví opakované veci. Vaši ľudia sa tak venujú práci, ktorá zarába, a o dôležitých veciach rozhodujú oni.

Čo ak sa AI pomýli?

Môže sa to stať, preto dôležité výstupy kontroluje človek. AI má byť nastavená tak, aby pri neistote posunula prípad kolegovi namiesto toho, aby hádala.

Koľko stojí AI vo firme?

Cena závisí od rozsahu, teda od úlohy a od systémov, na ktoré sa AI napája. Preto začíname stretnutím a návrhom, v ktorom vopred uvidíte, ako bude riešenie vyzerať a fungovať.

Ako vám pomôžeme

Napájame umelú inteligenciu na systémy, ktoré vaša firma už používa — od odpovedí zákazníkom po faktúry, objednávky a prehľady. Čo všetko môže AI prevziať, nájdete na stránke AI integrácie do firiem. V pracovnom portáli Jobiflow pre Slovensko, Česko a Nemecko, ktorý sme postavili, nájde AI uchádzačovi vhodné ponuky podľa životopisu, aj s automatickým prekladom. Ak chcete zistiť, ktorú úlohu sa vo vašej firme oplatí zveriť AI ako prvú, dohodnite si s nami stretnutie.